E-commerce
e-Factura pentru Magazin Online: Facturile către Persoane Fizice și Fluxul Automat
e-Factura B2C pentru magazine online în 2026: CNP cu 13 zerouri, termenul de 5 zile lucrătoare, stornări la retur și fluxul automat comandă, factură, AWB.
Din 1 ianuarie 2025, un magazin online transmite în sistemul RO e-Factura și facturile emise către persoane fizice, nu doar pe cele către firme. Dacă clientul nu-ți dă CNP-ul, factura se emite cu 13 zerouri în locul codului, iar în 2026 termenul de transmitere e de 5 zile lucrătoare. La zeci de comenzi pe zi, singura variantă realistă e un flux automat: comanda generează factura, factura se transmite în e-Factura, iar AWB-ul pornește din aceeași comandă. Așa construim fiecare magazin online la cheie.
Regulile e-Factura s-au modificat de mai multe ori din 2024. Verifică forma în vigoare pe site-ul ANAF și cu contabilul tău înainte să schimbi fluxul.
Puncte-cheie
- B2C în e-Factura e obligatoriu din 1 ianuarie 2025 pentru firmele și PFA-urile care vând către persoane fizice.
- Nu ceri CNP-ul obligatoriu: fără el, factura se emite cu 13 zerouri.
- Termenul de transmitere în 2026: 5 zile lucrătoare de la emitere, fără ziua emiterii.
- Excepția din iunie 2026 privește persoanele fizice care facturează pe CNP, nu magazinele.
Ce s-a schimbat pentru magazinele online
Până în 2025, factura către o persoană fizică putea rămâne un PDF trimis pe e-mail. De la 1 ianuarie 2025, aceeași factură se transmite și în e-Factura, în format XML. Clientul primește în continuare factura obișnuită, dar ANAF primește și versiunea electronică. Pentru un magazin, asta înseamnă că fiecare comandă livrată produce o transmitere.
CNP-ul clientului: nu-l ceri obligatoriu
Clientul nu e obligat să-ți comunice CNP-ul ca să cumpere. Dacă nu-l dă, câmpul de identificare fiscală se completează cu 13 zerouri (0000000000000). Un câmp CNP obligatoriu în checkout e o barieră în plus la comandă și o dată personală în plus de protejat, fără niciun câștig.
Fluxul automat: comandă, factură, e-Factura, AWB
| Pas | Ce se întâmplă | Unde se poate strica |
|---|---|---|
| 1. Comanda | Clientul plătește cu cardul sau alege ramburs | Plată confirmată, dar comanda rămâne în așteptare |
| 2. Factura | Magazinul cere emiterea facturii în SmartBill sau în soluția aleasă | Date de facturare incomplete, serie greșită |
| 3. e-Factura | Soluția de facturare transmite XML-ul în SPV | Factură respinsă la validare, nedescoperită la timp |
| 4. AWB | Magazinul generează AWB-ul la curier și îl atașează comenzii | Adresă invalidă, greutate lipsă |
| 5. Notificare | Clientul primește factura și linkul de urmărire | E-mailuri care ajung în spam |
Pasul care se uită cel mai des e verificarea răspunsului: o factură respinsă de sistem nu e o factură transmisă. Magazinul sau soluția de facturare trebuie să semnaleze respingerile, ca să fie corectate în termen.
Retururi și facturi de stornare
Când clientul returnează produsul în cele 14 zile, emiți o factură de stornare, care se transmite tot în e-Factura. În fluxul automat, aprobarea returului în panoul de administrare declanșează stornarea și rambursarea, legate de factura inițială.
Ce verifici când alegi integrarea
- Factura se emite automat la un status ales de tine: plată confirmată sau comandă expediată.
- Soluția de facturare transmite în e-Factura și îți arată starea fiecărei transmiteri.
- Facturile pentru comenzile de pe marketplace-uri trec prin același flux.
- Stornările pentru retururi se leagă automat de factura inițială.
- Ai acces la istoric: ce s-a transmis, ce s-a respins și de ce.
La HomeGate, facturile se emit automat prin SmartBill pentru fiecare comandă, fără emitere manuală. Pentru comenzile venite de pe eMAG, legătura cu marketplace-ul e descrisă în ghidul despre integrarea eMAG. Dacă facturarea pornește dintr-un ERP, nu din magazin, citește articolul despre integrarea CRM/ERP cu e-Factura.
Restul obligațiilor unui magazin (CAEN, retur, ANPC, GDPR) sunt în ghidul acte necesare pentru un magazin online. Integrările cu ANAF și curierii se schimbă în timp, iar o integrare nesupravegheată se oprește fără să observi; de aceea le includem în mentenanța lunară.
Surse
- Sistemul național RO e-Factura · ANAF
- RO e-Factura: informații tehnice (CIUS-RO, API) · Ministerul Finanțelor
- Directiva 2011/83/UE privind drepturile consumatorilor (transpusă prin OUG 34/2014) · EUR-Lex